記入のタイミング
個人番号の廃棄手続きは、いつの時点で廃棄するかが重要です。この廃棄時期を管理するのが、個人番号時限管理簿となります。この管理簿には、提供カードの他に、社会保険関係書類などの行政書類の廃棄時期も含めて記入します。
この廃棄時期を管理する上で必要なのが廃棄起算日です。これについては、退職日、扶養離脱日などが該当しますが、所得税法、健康保険法、労働保険法などで若干、日付けがずれる事があります。なお、健康保険法では、事業主による書類の保存は、健康保険に関する書類を、その完結の日より二年間、保存しなければならないと定めています。実際、「完結した日」とは、最終的には、手続きに不備がなければ、行政窓口が行政文書の受領を行った日という解釈になると思います。実務的には、廃棄を年度ごとの定められた日で行うような管理をするなら、退職日、扶養離脱日をもって廃棄起算日とするのも良いかもしれません。
廃棄起算日が決まれば、後は、各行政文書の保存期限の翌日以降を廃棄実施日とすることとなります。
なお、廃棄方法には、社内で廃棄起算日から起算して廃棄日が到来したものから順次、個別に廃棄する場合と、社内で年度ごとに廃棄実施日を定め、一括廃棄する場合とが考えられます。この取扱いの違いによって、個人番号時限管理簿の記入方法が変わりますので注意してください。
実際の記入見本
個別廃棄 一括廃棄
解説
最初に、年間に行う個人番号の時限管理数を試算してみてください。社員数の比較的少ない小規模事業者の場合、社内で廃棄起算日から起算して廃棄日が到来したものから順次、個別に廃棄する個別廃棄がお勧めです。中規模企業以上で大人数の会社は、社内で年度ごとに廃棄実施日を定め、一括廃棄する方法がお勧めです。
- 年度
個別廃棄の方法の場合、ここの記入は必要ありません。一括廃棄の場合は、社内で定めた廃棄年度を記入します。 - 一括廃棄期限
一括廃棄を選択された会社は、社内で定めた廃棄年度の一括廃棄を行う予定期日をここに記入してください。 - 廃棄起算日
廃棄事由が発生した場合、法令に定められた保管開始日をここに記入します。
※「２．個人番号の保管について」を参照してください。 - 廃棄予定日
法令に基づいて廃棄予定日を記入します。
（重要）実際の廃棄が完了したら、廃棄予定日の上に（済）印の押印をお勧めします。 - 媒体
個人番号事務の廃棄の媒体を選択してください。 - 「ＮＯ．」
この欄は社員番号を記入しますが、会社でご自由に利用方法をご検討ください。 - 廃棄原因
廃棄原因となる事由にチェックを入れてください。
以上
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